مديريت چيست؟

مدیریتمقدمه
از زمانی که بشر به زندگی اجتماعی روی آورد, برای رفع نیازهای خود همواره در کارهای دسته جمعی و گروهی نیاز به هماهنگی و رهبری و در بسیاری موارد برنامه ریزی و سازماندهی پیدا کرد.
در هر زمینه ای که برای تحقق اهداف دسته جمعی نیاز به همکاری پیدا می شد.
ولی واقعیتی که وجود دارد این است که بدون وجود اندیشه مدیریتی از بدو زندگی اجتماعی انسانها, یا از بدو تاریخ, عمل مدیریت وجود داشته است.
بررسی تاریخ ملل باستانی مانند مصر, چین, ایران و روم نشانگر آنست که بدون وجود سیستمهای منطقی از اعمال سازمان یافته و نظامدار و بدون مدیریتی دقیقی امکان اجرای سیستمهای آبیاری و کشاورزی منظم  برای آبادانی سرزمینهای آنها, ساختن آثار معماری بسیار عظیم و دقیق و زیبا و بسیاری از موارد دیگر   امکان پذیر نبود.

مدیریت چیست؟
انسان برای نیل به مقاصد خود و جهت دادن به فعالیتهای در راستای هدفهایش به سرپرستی, نظارت] هماهنگی و هدایت نیاز دارد. مجموعه وظایفی که رفتار و فعالیتهای سازمان را در مسیر هدف تنظیم تداوم فعالیت خود به مدیریت نیاز دارد.

۱-هدف داشته باشید
شما, همه چیز برای مردم نیستید, بر روی مشتریان مخصوص خودتان تمرکز کنید و سعی کنید آنها را راضی کنید. بازار هدف شما معمولاً بخش خاصی از مردم هستند نه همه مردم.

۲-متفاوت باشید
اگر رقبای شما کاری را انجام می دهند, شما انجام ندهید, از بازارهای شلوغ پرهیز کنید که در این بازارها همه محصولات و تبلیغات آنها مانند هم هستند.

۳-یک تیم داشته باشید
برای پر نمودن یک جای خالی در کسب و کارتان استخدام نکنید. افراد را برای این استخدام کنید که بخشی از تیم شما باشند و کسب و کار شما را بسازند.

۴-سریع باشید(مدیریت زمان داشته باشید)
زمان گرانبهاترین کالای شماست. وقتی قرار است کاری را روز جمعه انجام دهید, سعی کنید انرا پنج شنبه عصر انجام دهید. همه تلفنها و ایمیلها را سریع پاسخ دهید.

۵-تشکر کنید
خیلی زیاد, به مشتریان و کارمندهای خود بگویید که چقدر برای شما مهم هستند. حتی بهتر از این, اینکار را با روشهای قدیمی انجام دهید, قلم را بردارید و این مطلب را برای آنها بنویسید.

۶-یکرو باشید
مطمئن باشید که کسب و کار شما دارای ظاهر و درون یکسان باشد. مشتری همیشه باید با تمام افراد در کسب و کار شما یک ارتباط مناسب داشته باشد.

۷-لبخند بزنید
قیمت, محصولات, کیفیت یا خدمات شما دلیل خرید یک مشتری از شما نیست, بلکه مشتری چون شما را دوست دارد از شما خرید می کند.

۸-خوش بین باشید
همیشه نیمه پر لیوان را ببینید. نگرش مثبت شما در انتها بر همه چیز غلبه کرده و تمامی مسائل جانبی شما را در بر خواهد گرفت.

۹-فروشنده مهربان
تلاش نکنید با فشار و زور خدمت یا محصولی را به مشتری بفروشید. مشکلات را حل کرده و نیازهای مشتری را  بر طرف نمائید. بهترین کاری را که می توانید برای مشتری انجام دهید.

۱۰-آسایش خود را فراموش نکنید
هیچگاه اعتقاد نداشته باشید راهی که می روطد همیشه باید بروید, هیچگاه باور نکنید که ایده های جدید یا تکنولوژی جدید بدرد شما نمی خورد.

برآوردهای زمانی
زمانیکه فعالیت مورد نظر از نظر روال کار؛ تهیه و تنظیم گردید, همه فعالیتی را باید بر حسب زمانیکه برای انجام آن لازم است  روشن ساخته و “برآورد زمانی” آن را معلوم نمود.
گرچه می توان از برآورد زمانی منفرد استفاده نمود ولی سه نوع برآورد زمانی برای هر فعالیت بکار برده می شود:

۱-برآورد زمانی با خوش بینی (optimizer time) (to)  
مدت زمان لازم برای انجام فعالیت بدون پیش بینی مشکلات اینده, در بسیاری از موارد چنین برآورد زمانی مشکل و دارای احتمال موفقیت کمی است. تجربه نشان داده است که فقط یک درصد احتمال برای انجام کار زودتر از زمان پیش بینی شدهخ وجود دارد.

۲-برآورد زمانی محتمل (motlikely time) ™
مدت زمانی که در آن فعالیت مربوط با بیشترین احتمال انجام می گردد. در این نوع براورد باید حوادث عادی پیش بینی گردیده و زمان کافی برای وقایع غیر قابل پیش بینی در نظر گرفته شود و بر اساس بهترین اطلاعات موجود برآورد مربوط به عمل آید.

۳-براورد زمانی با بدبینی (pessimistic time) (tp)
مدت زمان لازم برای انجام فعالیت با درنظر گرفتن مشکلات آینده. در صورتی که برآورد زمانی استفاده کنیم باید برآورد زمانی محتمل(tm) را به کار برد.
برآورد زمانی را مستقیماً روی دیاگرام شبکه می نویسند و اگر از سه نوع برآورد استفاده شده باشد. ترتیب نوشتن آن: اول برآورد زمانی با خوش بینی , دوم برآورد زمانی محتمل و سوم برآورد زمانی با بدبینی      می باشد. این عمل موجب تسهیل در فهم مطالب و فعالیتها گردیده احتمال بی توجهی به بعضی از فعالیتها را کاهش می دهد.

مدیریت زمان
مدیریتزمان امری محال و غیرممکن است. این نکته نگران کننده ولی در عین حال منطقی است. بنابراین مهم نیست که شما مشغول انجام چه کاری هستید؛ زمان بدون توجه به شما با سرعت ثابت یک ثانیه در هر ثانیه به حرکت خود ادامه خواهد داد . تا زمانی که نتوانیم ماشین زمان را کنترل کنیم زمان نیز قابل کنترل نیست. سوال این است؛ شما چگونه قصد دارید چیزهایی را که هم اکنون در حال انجام دادن آن هستید کنترل کنید؟
ممکن است بارها شنیده باشید که تمرکز اصلی مدیریت زمان بر مفهوم زمان است. اگرچه بحث زمان در مدیریت زمان به دفعات مطرح می شود با این وجود زمان تنها یک عامل ثتنویه در مدیریت زمان به شمار می اید زیرا که عامل اساسی در مدیریت زمان واقعی باید اولویتهای شخصی شما باشد.
نکته جالب توجه این است که اکثر مردم مدیریت زمان را یک فعالیت بی روح و خسته کننده تلقی می کنند زیرا فکر می کنند مدیریت زمان تنها درباره زمان بحث می کند. علی رغم اقبال عمومی کتاب تقویم؛ هنوز تعداد انگشت شماری از ما به بحث زمان علاقه مندیم. عامل اصلی شکست و ناکامی ما در مدیریت موفق زمان, نادیده گرفتن واژه شخصی است. اغلب اوقات مقاصد و نیات برنامه ریزی شده در آغاز سال به این علت فراموش می شوند که آنها به اولویت های اشخاص دیگر ارتباط پیدا می کنند. بطور مشابه علت شکست مدیریت زمان در کسب و کارهای مختلف فقدان یک زیربنای اساسی برای تشخیص اهمیت اشخاص است. پروژه های کاری ممکن است در فهرست اولویتهای شخصی شما جایگاه بالایی داشته باشد اما نکته مهم این است که شما به عنوان یک فرد آن اولویتها را تنظیم می کنید:
حیطه کارهایی که مهم نیست ولی اضطراری است. برای این کارها نمی توان برنامه ریزی زمانی کزد و به طور ناگهانی برای ما اتفاق می افتند. اینگونه کارهای اتفاقی می تواند تا ۱۵ درصد از زمان ما را به خود اختصاص دهد.
حیطه کارهایی که نه مهم است و نه اضطراری, یکتا ۲ درصد از زمان ما می تواند باری انجام کارها تلف شود.
بنابراین براساس این جدول باید برای کارهایمان برنامه زمانی تنظیم کنیم تا از زمان خود استفاده کیفی ببریم و به اصطلاح از “کیفیت زمان” استفاده کنیم.

جدول حیطه کارهای روزمره انسان
۲
حیطه کارهایی که هم مهم است و هم اضطراری
۱۵% تا ۲۰%    1
حیطه کارهای مهم که اضطراری نیستند
۸۰%
۳
حیطه کارهایی که مهم نیست ولی اضطراری است
کمتر از ۱۵%    4
حیطه کارهای غیر مهم و غیر اضطراری
۱% تا ۲%

نکته: هر هدفی که به درستی تعیین شده باشد نیمی از آن تحقق یافته است.

ویژگیهای زمان در مقایسه با سایر عوامل تولید
•    همه بطور یکسان از آن بهره مندند.
•    قابل خریدن نیست.
•    اگر تلف شد قابل جایگزین کردن نیست.
•    نمی توان آن را برای آینده ذخیره کرد.
•    تهیه آن نیاز به سرمایه گذاری ندارد.
نکته:مردم اغلب از بی وقتی شکایت می کنند درحالی که مشکل اصلی آنها بی هدفی(و بی برنامگی) است.

نتایج مدیریت صحیح زمان:
•    استفاده کارآمد و اثربخش از وقت
•    فرصت بیشتر برای انجام کارهای مهم و ضروری
•    تقویت مهارت تفویض اختیار در مدیران
•    فراهم کردن زمینه رشد و پیشرفت کارکنان
•    افزایش احتمالی دستیابی به اهداف
•    افزایش اثربخشی و بهره وری

برای موفقیت در مدیریت زمان از خود سوال کنیم:
۱-    آیا وقتمان را در بهترین مصرف ممکن بکار می بریم؟
۲-    آیا کار مهم تری نداریم که در این وقت انجام دهیم؟
۳-    آیا کس دیگری نیست که بتواند همین کار را برایمان انجام دهد؟
نکته: بزرگان گفته اند:”حسن السوال نصف العلم” یعنی خوب سوال کردن نیمی از دانش است. افراد موفق سوالات خوبی از خودشان و دیگران می پرسند و پاسخهای شایسته ای برای آنها می یابند.

برای استفاده بهتر از وقتمان:
۱-    کارهایی را که به ما مربوط نمی شود از برنامه مان حذف کنیم.
۲-    کارهایی را که جزو وظایف ماهست بهتر و دقیق تر انجام دهیم.
۳-    همیشه سعی کنیم وقتمان را صرف کارهای مهم تر و باارزش تر کنیم.
نکته مهم: مبادا یک روز از عمرتان بگذرد که دست کم یک گام مهم در راه رسیدن به اهدافتان برندارید.
نکته: انجام کار با اولیت مهمترین استفاده شما از وقتتان است. انجام هر کار دیگر در مقایسه با آن اتلاف وقت است.

روش کار در مدیریت زمان
۱-    فهرست اهداف دراز مدت خود را بنویسید.
۲-    درجه اولویت این اهداف را تعیین کنید و مقابل هر هدف بنویسید.
۳-    فهرست کارهای لازم برای نیل به اهداف با الویت یک را تهیه کنید.
۴-    درجه اولویت این کارها را تعیین نموده کارهای با الویت یک را مشخص کنید.
۵-    برنامه زمانبندی انجام کارهای مشخص با اولویت یک را تهیه کنید.
۶-    کارهای با اولویت یک را طبق برنامه انجام دهید.

کاربرد اصل «پارتو» در مدیریت زمان
از هر ده کاری که باید انجام دهید, دوتای آن ۸۰درصد از نتیجه مطلوبتان را عاید می کند. آن دوکار را مشخص کنید, به آنها اولویت یک بدهید, و با یک برنامه ریزی صحیح فوراً به انجام آنها اهتمام ورزید. به عبارت دیگر, اصل «پارتو» می گوید:”شما می توانید کارها را به دو دسته تقسیم کنید: تعداد کمی کارهای مهم و تعداد زیادی کارهای کم اهمیت.” الان شما مشغول انجام کدامیک هستید؟

برنامه ریزی
نکته:برنامه ریزی هزینه کردن وقت نیست, سرمایه گذاری در وقت است, و در آینده باعث صرفه جویی در وقت می شود.

برای اینکه بار کاریتان را کم کنید:
۱-    تفویض اختیار کنید.
۲-    به درخواست های ناروا «نه» بگویید.
۳-    کوله بار وظایف دیگران را به پشت نگیرید.
نکته: بعضی از کسانیکه خیلی سخت کار می کنند بدترین مدیران زمان هستند! این افراد مشغول به کار بودن را با موثر کارکردن اشتباه گرفته اند.

برای اینکه تندتر و بهتر کار کنید:
۱-    جلو راهزنان وقت خود را بگیرید.
۲-    کارهایتان را از روی چک لیست انجام دهید.
۳-    درجه اولویت هر کار را تعیین و به ترتیب اولویت کار کنید.
۴-    از آخرین تکنولوژی موجود بهره بگیرید.
۵-    به گردش کاغذ در محل کارتان نظام دهید.
۶-    روز به روز سعی کنید بهتر گوش فرا دهید.
۷-    برای فکرکردن وقت کافی در برنامه تان بگنجتنید.
نکته: اختیار وقت شما با شماست. به هیچ کس اجازه ندهید وقت شمار را بدون اجازه و رضایتتان بگیرد.

راهزنان وقت
۱-    عدم برنامه ریزی
۲-    در نظر نگرفتن اولویت ها
۳-    تعهد کار بیش از اندازه
۴-    شتابزدگی در کارها
۵-    خودداری از تفویض اختیار
۶-    شرکت در جلسات غیر ضروری
۷-    مدیریت در بحران
۸-    نداشتن قاطعیت در تصمیم گیری
۹-    انجام کارهای دون پایه
۱۰-سلام و تعارف بیش از اندازه
     11-تلفن های مزاحم و طولانی
     12-مطالعه مطالب غیر ضروری
نکته: مهم ترین دلیل شکست افراد در کار و زندگی نداشتن استعداد یا پول یا امکانات نیست, بلکه نداشتن پشتکار لازم است.

ستمکاران وقت
۱-    دیرآمدن و زود رفتن
۲-    وقت ناهار طولانی
۳-    وقت استراحت/چای طولانی
۴-    تمارض(مرخصس استعلاجی)
۵-    تلفن های خصوصی زیاد
۶-    کارها را به اضافه کاری کشاندن
۷-    گفتگوهای خصوصی زیاد با همکاران
۸-    مطالعه روزنامه و کتاب نامرتبط با کار
۹-    انجام کارهای خصوصی
۱۰-وقت گذرانیهای بیهوده

مدیریت زمان
۱-    اهداف خود را بنویسطد و درجه اولویت آنها را تعیین کنید.
۲-    فهرست کارهای روزانه تان را با قید درجه اولویت آنها تنظیم نمائید.
۳-    هر روز را با کارهای مهم (نه کم اهمیت) شروع کنید.
۴-    همیشه از خود بپرسید:«هم اکنون, بهترین کاربرد وقت من چیست؟»
5-    هر برگ کاغذ را فقط یک بار از زیر دستتان بگذرانید.
۶-    کاری را که قرار گذاشته اید انجام دهید همین حالا شروع کنید.

نسخه دستیابی به موفقیت
۱-    بدنبال چه هستید.
۲-برای آن برنامه داشته باشید.
                3-طبق برنامه خود عمل کنید.

مدیریت زمان در آیینه شعر و ادب فارسی
صاحبا عمر عزیز است غنیمت دانش        گوی خیری که توانی ببر از میدانش(سعید)
قدر وقت ارنشناسد دل وکاری نکند        بس خجالت که از این حاصل اوقات بریم(حافظ)
وقت اســت طلا و گـــــوهر ناب        اوقـــات عزیــــز عمــــر در یــاب
گر گـوهری از کفت برون تافـــت         در ســـایه وقــت می توان یــافــت
گـــر وقت رود ز دســـتت آسان         با هیچ گـوهر خریـد نتوان(ایرج میرزا)
آنچه ندارد عوض ای هوشیـــــار        عمر عزیز است , غنیمت شمار(سعید)
ایدل به هرزه دانش و عمرت به باد رفت        صد مایه داشتی و نکردی کفایتی (حــافظ)
وقت را غنیمت دان آنقدر که بتوانی        حاصل از حیات ای جان این دم است تا دانی(سعدی)
به مأمنی رو و فرصت شمار غنیمت وقت        که در کمینگه عمرند قاطعان طــریق (حافظ)
دست حسرت گزی اریک درمت فوت شد        هیچت از عمر تلف کرده پشیمانی نیست(سعدی)
بیا که عمر چو باد بهار می گـــذرد        به کار باش که هنگام کار می گذرد(بخارانی)
از امروز کاری به فردا ممـــــــان         چه دانی که فردا چه زاید زمــــــــان
گلستان که امروز آمد به بــــــــار        تو فردا چنی گل؟ نیاید به کار!(فردوسی)
ای انکه پس از ما به جهان در راهی        پیوسته زکوه عمر خود می کــــــــاهی
کوته نبود عمـــر,بلنداست بلــنـد        گرونکنی به عمر خود کوتاهی(مجتبی کاشانی)
جهد را بسیار کن, عمـر اندکی است        کار را نیکو گزین, فرصــت یکی است
کاردانــان چون رفــو آموختــــند        پاره هــای وقـــت بر هـــم دوختـند
عمر را باید رفــــو با کار کــــرد        وقت کـــــم را با هنــــر بسیار کرد

به نام خدا
کاربرگ تعیین هدفهای خصوصی یا اداری
نام:…………………………… سازمان متبوع:………………………………… تاریخ امروز:      /        /      13
زمان
اهداف    درازمدت(۵ساله به بالا)    میان مدت(۱ساله تا۲ساله)    کوتاه مدت (چند ماهه)
چیستی؟
(What)    (به خواست خدا) مصمم هستم تا تاریخ
به هدفهای زیر دست یابم:
۱-

    (به خواست خدا) تا تاریخ
                  به هدفهای زیر خواهم رسید:
۱-
    (به خواست خدا) تا تاریخ
                   تصمیم دارم این کارها را بکنم:
۱-

چرائی؟
(Why)    من می خواهم به هدفهای دراز مدت بالا برسم,زیرا:
۱-

    من می خواهم به هدفهای میان مدت بالا برسم,زیرا:
۱-    من می خواهم به هدفهای کوتاه مدت بالا برسم,زیرا:
۱-
چگونگی؟
(How)    برای رسیدن به هدفهای دراز مدت بالا, من باید:
۱-

    برای رسیدن به هدفهای میان مدت بالا, من باید:
۱-    برای رسیدن به هدفهای کوتاه مدت بالا, من باید:
۱-
توجه: هدفها باید تا جای ممکن روشن – دقیق – واقع بینانه – قابل اندازه گیری – قابل کنترل – مدون و دارای سر رسید معین باشند.

به نام خدا
نام:………………………………..        روز و تاریخ:                           /     /    13
فرم ثبت مصارف وقت روزانه
در فاصله زمانی زیر:    امروز با وقت(عمر) خود چه کردم؟    کارم چند دقیقه طول کشید؟    آیا از وقتی که صرف کردم راضی هستم؟
            بله
√    نه ! چند دقیقه کافی بود؟
صبح
۶تا۷                
صبح
۷تا۸                
صبح
۸تا۹                
صبح
۹تا۱۰                
صبح
۱۰تا۱۱                
صبح
۱۱تا ۱۲                
بعدازظهر
۱۲تا۱                
بعدازظهر
۱تا۲                
بعدازظهر
۲تا۳                
بعدازظهر
۳تا۴                
بعدازظهر
۴تا۵                
بعدازظهر
۵تا۶                
بعدازظهر
۶تا۷                
بعدازظهر
۷تا۸                
بعدازظهر
۸تا۹                
بعدازظهر
۹تا۱۰                
بعدازظهر
۱۰تا۱۱                

به نام خدا
پیگیری
تا رسیدن به هدف پیش از سر رسید معین.
سال :      13

شماره    کاری که باید پیگیری شود    آخرین مهلت
روز/ماه    توضیحات    انجام شد√    تاریخ انجام
روز/ماه
۱                    
2                    
3                    
4                    
5                    
6                    
7                    
8                    
9                    
10                    
11                    
12                    
13                    
14                    
15                    
16                    
17                    
18                    
19                    
20                    

به نام خدا
راهنمای برنامه ریزی هفتگی
نام:
سمت:    شماره هفته:
از تاریخ    /     /     138     تا تاریخ   /    /    138        
تاریخ و روزهای هفته    مهمترین کارهایی که باید طی این هفته انجام دهم    درجه اولویت
شنبه
/        
یکشنبه
/        
دوشنبه
/        
سه شنبه
/        
چهارشنبه
/        
پنج شنبه
/        
جمعه
/        
    به نام خدا    
برنامه ریزی ساعتی روزهای هفته
روز
ساعت    شنبه    یکشنبه    دوشنبه    سه شنبه    چهارشنبه    پنج شنبه    جمعه
۶-۵                            
7-6                            
8-7                            
9-8                            
10-9                            
11-10                            
12-11                            
1-12                            
2-1                            
3-2                            
4-3                            
5-4                            
6-5                            
7-6                            
8-7                            
9-8                            
10-9                            
11-10                            
12-11                            

 
پرسشنامه راهنمای مدیریت زمان
جملات مذکوردرجدول زیررا ملاحظه نموده, نظر خود را درباره هر یک در مربع مربوط علامت (√) بزنید.
شماره    شـــــــــرح    کاملاً صحیح    تااندازه ای صحیح    تااندازه ای
غلط    کاملاً غلط
۱    بیشتر اوقات, دیگران برای نظر خواهی و مشورت به من مراجعه می کنند.                
2    معمولاً کارهایم روی هم تلنبار می شود.                
3    هیچگاه وقت آزاد برای خود ندارم                
4    به نظر میرسد غالباً مجبور می شوم چند کار را بطور همزمان انجام دهم.                
5    وقت زیادی را در جلسات مختلف می گذرانم.                
6    معمولاً کارهای ناگوار خود را به عقب می اندازم.                
7    معمولاً نامه ها و اوراق و مدارکم را گم می کنم.                
8    هیچگاه وقت فکر کردن ندارم.                
9    انگار زنگ تلفن من هیچ وقت قطع نمی شود.                
10    همیشه در حال نوشتن نامه یا گزارش هستم.                
11    بیشتر اوقات در حال مسافرت به این سو و آن سو هستم.                
12    مکرراً ناگزیر به قطع و وصل کارهایم هستم.                
13    برای من «نه» گفتن به تقاضای دیگران دشوار است.                
14    بیش از اندازه وقت من صرف رفع ورجوع نامه های دیگران و پاسخ به آنها می شود.