مزاياي سيستم هاي مديرت محتوا

مزایای سیستم های مدیرت محتوا
چیست و چگونه می توان آنها را به طور موفق پیاده سازی کرد؟ برای روشن شدن معنای عبارت «مدیریت محتوا» باید گفت توصیف آن وابسته به نیازمندی های سازمان دارد و یا این که ارائه دهنده CMS چه امکاناتی را فراهم آورده است، در حال حاضر هدف و یا استاندارد مشخصی برای سیستم های مدیریت محتوا وجود ندارد که بتواند نیازهای متنوع مطرح شده موجود در صنعت IT مرتبط با سازمان ها را پوشش دهد.
بنابر این عامل موفقیت در اجرا و پیاده سازی یک سیستم مدیریت محتوا می تواند راه‌اندازی و ارزیابی کامل یکی از کاربردهای مشخص تجاری سازمان با فرآیند های مشخص موجود سازمان باشد. به عنوان مثال می تواند گردش اسناد رسیدگی به درخواست های مشتریان یا فرایند پرداخت حقوق و مطالبات بیمه ای یا فرآیند گردش حساب های پرداختنی یا هر فرآیند شناخته شده دیگر سازمان باشد. یکی از این فرآیندها را بتوانید پیاده کنید می توانید راحتتر در مورد انتخاب سیستم مدیریت محتوا تصمیم بگیرید. تا سیستم پیاده شده نزدیکترین وضعیت را به فرایندها و کاربردهای سازمان داشته باشد. سرانجام باید گفت که اجرای موفق باید مزایای تجاری برای سازمان در برداشته باشد.
آنهایی که توانسته اند سیستم های مدیریت محتوا را موفق اجرا کنند مزایای پایه ای این سیستم را چنین بیان می کنند:
-بهبود کارآیی تجاری 
-کاهش هزینه های عملیاتی و اجرایی
-سرعت بخشیدن به رسیدگی به اعتراضات و نارسائی ها
-ارائه وسیعتر کالا و خدمات
-کاهش میزان ریسک
بنابر این با ارزیابی آگاهانه و دقیق و ارای راه حلی که نیازهای تجاری را پوشش دهد، سازمان خواهد توانست به افزایش تولید، رضایت مشتری و سود دهی مناسب دست یابد. ایا سیستم های مدیریت محتوای تحت وب برای سازمان های با توانایی مالی کم نیز وجود دارد؟ در مطرح کردن این سئوال قدری تامل کنید.
شیوه‌های مختلف ارزیابی cms ها
شیوه‌های مختلفی برای ارزیابی cmsها وجود دارد، هزینه ریالی اجرای سیستم‌ فقط یک وجه ارزیابی است. شما باید هزینه نبودن آن را نیز برطرف کنید. برای این منظور سوالات زیر را برای خود مطرح کنید و در پاسخ به آنها به این نکته توجه داشته باشید که، کل دانش سازمان از اطلاعات پایگاه داده گرفته تا آنچه کارمندان به عنوان دانش و مهارت می‌دانند، سرمایه و دانش فنی سازمان را تشکیل می‌دهد. در دسترس نبودن اطلاعات ذر سطوح مختلف سازمان چقدر هزینه، یا عدم سود دهی دارد؟ ریسک استفاده از اطلاعات قدیمی و نادقیق روی وب سایت و فرآیندهای در گردش سازمان چقدر است؟ هزینه بیمه شدن در مقابل این ریسک‌ها چقدر است؟ اگر مدیر IT یا مدیر سایت اینترنتی شما نباشد، چگونه می‌توانید اطلاعات قدیمی و نادقیق را تصحیح و جایگزین کنید.؟ با سرمایه‌گذاری نامناسب، همه این موضوع‌ها از طریق یک cms که موفق اجرا شود پوشش داده می‌شود.
گرچه ممکن است هزینه اولیه آن بالا به نظر برسد ولی سریعاً جایگزین خواهد شد. امروزه راه‌اندازی و راهبردی سایت‌های وب درگیر شدن با کد HTML نیست. ابزارهای CMS همه فرایند را خودکار سازی می‌کنند و بدون دانستن تکنولوژی صفحات وب می‌توانید بدون در نگرانی و تاخیر همیشه اطلاعات بروز ارائه دهید.
در نهایت، این تصویر شما است که افزایش سود‌دهی سازمان را در مقابل هزینه‌هایی که برای CMS می‌بینید تحقق خواهد بخشید. بنابراین با وجود آگاهی از این حقیقت که حجم و تعداد مستندات الکترونیک! افزایش روز افزون غیر قابل تصور دارند، CMS ها با هر تعریفی جزء ابزارهای مهم و کارآمد صنعت IT خواهند بود. می‌توانید با اطمینان در زمینه‌های CMS سرمایه‌گذاری کنید، چرا که میزان فروش سیستم‌های مدیریت محتوا در سطح دنیا در سالهای ۲۰۰۰ تا ۲۰۰۳ با ۳۵ درصد افزایش ، ۳ میلیارد دلار بوده است. استفاده از CMS به جای روش قدیمی صفحات ثابت از لحاظ تجاری و اقتصادی مزایای بسیار زیادی دارد از جمله:
•صرفه‌جویی در زمان برای ایجاد و بروزرسانی صفحات وب
•سازگاری و استحکام بیشتر
•راهبردی (navigation) پیشرفته
•کنترل نامتمرکز سایت
•امنیت بالاتر وب سایت
•کاهش ورود اطلاعات تکراری
•کاهش چشمگیر هزینه‌های نگهداری
قابلیت‌های لازم برای یک CMS
در زیر برخی قابلتیهایی که برای یک CMS لازم است و حتماً قبل از اتخاذ تصمیم نهایی برای استفاده از آن باید در نظر گرفته شود آمده است:
•چه سرویسها و خدماتی ارائه می‌کند، مثلاً برای تهیه backup مرتب از مطالب
•محدودیتهای سخت‌افزاری و شبکه
•سیستم‌های عاملی که CMS با آنها سازگار است.
•از چه web- serverهایی پشتیبانی می‌کند؟
•آیا بازدید کنندگان سایت شما، نزم‌افزار یا plug- in دیگری نیاز دارند؟
•CMS از چه مرورگرهایی پشتیبانی می‌کند؟
•امکان ورود و خروج اطلاعات  از سیستم به برنامه دیگر چگونه است؟
•راهنما و document های ارائه شده چقدر نیاز شما را برای تماس با بخش پشتیبانی کاهش می‌دهد؟
•آیا شرکت پشتیبانی ۲۴ ساعته و موثر برای مشکلات احتمالی دارد؟
•آیا قابلیت جستجوی مطابل برای بازدیدکننده وجود دارد؟
•چه تضمینی برای امنیت مطالب شماو قابلت کنترل غیر متمرکز را دارد؟
•امکان تغییر واسط کاربری با طرح گرافیکی به راحتی وجود دارد؟
•آیا امکان ثبت سوابق وب سایتlogging وجود دارد؟
چرا شمایک CMS لازم دارید؟
اگر سایت شما هر چند وقت یکبار (مثلاً هز دو هفته) به روز می‌شود می‌توانید به جای اینکه هر بار به یک شرکت طراحی وب مراجعه کنید، خودتان با نصب یکی از این برنامه‌های مدیریت محتوا، تغیراتتان را روی سایت اعمال کنید.
اگر شما سایت خود را اصلاً بروز نمی‌کنید، باید کم کم به فکر بیافتید، چون بیننده‌های شما وقتی هیمشه با یک صفحه همیشگی روبه‌رو شوند کم کم شما را فراموش می‌کنند، چون چیز جدیدی برای عرضه ندارید.
یک CMS چه امکاناتی دارد؟
طیف وسیعی  از امکانات اکثراً CMS ها در ورژن‌های مختلف و با قابلیت‌های مختلف در بازار عرضه می‌شوند. البته قابلیت ‌بروز کردن اطلاعات در همه مشترک است اما قابلیتهای ویژه دیگری دارند که با قیمت‌های مختلف به شما پیشنهاد می‌دهند. از جمله:
۱-مدیریت اطلاعات فرستاده شده توسط کاربران و تایید اطلاعات
۲-چند زبانه بودن.
۳-ایجاد نقشه سایت داینامیک
۴-امکان ایجاد تجارت الکترونیک با فروشگاه مجازی
۵-ایجاد فرم برای دریافت اطلاعات کاربران
۶-بهینه سازی تصاویر آپولود شده
۷-ایجاد و بروز کردن متاتگ ها
۸-امکان جستجو در مطالب سایت.
۹-امنیت بیشتر
۱۰-گرایش آمار بازدید ازصفحات
۱۱-و …
CMSهای اطلاعاتی
این سیستم‌ها معمولاً کار طراحی صفحات سایت است. امکاناتی که این سیستم‌ها دارند تقریباً به شرح زیر است:
۱-امکان فرستادن اطلاعات به سایت توسط چند کاربر .
۲-آرشیوبندی اتوماتیک اطلاعات بر اساس تاریخ و موضوع
۳-ایجاد امکان جستجو در اطلاعات قبلی
۴-ایجاد لینک دائم برای هر مطلب و متا تگ برای آن
۵-و امکانات جانبی دیگر مثلاً ایجاد یک صفحه به عنوان لینکستان و …