بررسی ارتباط میان مدیریت تحول ، تکنولوژی اطلاعات

بررسی ارتباط میان مدیریت تحول ، تکنولوژی اطلاعات و کسب وکار‏
چکیده
شاید مهم ترین و مشکل ترین فرایند در هر سازمان ایجاد تحول و تغییر در سازمان باشد چرا که در محیط ‏متغیر امروزی سازمان ها بایستی با توجه به تغییرات محیط متحول شده و از خود واکنش نشان دهند در غیر ‏این صورت در ورطه نابودی قرار می گیرند. با توجه به اهمیت تغییر در تحول سازمان به ویژه در زمینه کسب و ‏کار در مقاله حاضر تلاش می شود تا به بررسی تاثیر مدیریت تحول بر فناوری اطلاعات و کسب وکار پرداخته ‏شود و بدین منظور ابتدا مدیریت تغییر و تحول تعریف شده ،مدل های مربوطه ارائه گردیده و علل مقاومت در ‏مقابل تغییر و تحول بررسی می گردد و در پایان رابطه بین مدیریت تحول و کسب و کار و فناوری اطلاعات ‏با ارائه یک مدل توضیح داده شده است.‏
کلمات کلیدی: مدیریت تحول،تکنولوژی اطلاعات،کسب و کار، فرایند تغییر

مقدمه
در زمان کنونی سازمان ها به صورت فزاینده ای با محیط پویا و در حال تغییر روبه رو هستند و مجبور شدند که خود را با این عوامل ‏محیطی وفق دهند. تکنولوژی موجب تغییر کارها و سازمان ها شده است. برای مثال به جای سرپرستی مستقیم ، کارها به وسیله کامپیوتر ‏کنترل می شود که در نتیجه باعث گردیده تا حوزه کنترل مدیران گسترش یابد و سازمان ها در سطح افقی گسترده تر شوند. تکنولوژی ‏پیشرفته اطلاعاتی باعث شده است که سازمان ها به گونه ای در حال آماده باش باشند. بطور کلی تغییرات سازمانی در دو دسته صورت می ‏گیرد:‏
• تغییرات برنامه ریزی شده‏
• تغییرات برنامه ریزی نشده‏
بسیاری از سازمان ها پدیده تغییر را یک رویداد تصادفی می دانند ولی تغییر فرایندی است که آگاهانه و از قبل برنامه ریزی شده می باشد. ‏بنابراین هدف این مقاله ارائه راهکارهایی جهت انجام تغییرات برنامه ریزی شده با در نظر گرفتن تکنولوژی اطلاعات می باشد. اصولا این ‏نوع تغییرات در پی تامین دو هدف هستند: نخست می خواهند توانایی سازمان را بالا ببرند تا خود را با تغییرات محیط وفق دهند. دوم در پی ‏تغییر دادن رفتار کارکنان هستند(رابین،۱۳۸۱)‏
تعاریف تحول در سازمان
تحول سازمان ، فعالیت یا تلاشی است برنامه ریزی شده در سراسر سازمان که به وسیله مدیریت عالی سازمان اداره شده و اثر بخشی و ‏سلامتی سازمان را از طریق برنامه های تغییر برنامه ریزی شده در فرایندهای سازمان،با استفاده از علوم رفتاری افزایش می دهد.(بک هارد ‏‏1969).‏
تحول سازمان: مجموعه ای از نظریه ها و ارزش ها ، استراتژی ها و فنون مبتنی بر علوم رفتاری است که در فرایند تغییر برنامه ریزی شده ‏محیط کاری سازمانی(به منظور افزایش بهبود عملکرد فردی و سازمانی ، از طریق تغییر رفتار اعضای سازمان در شغلشان)، بکار گرفته می ‏شود(پوراس ورابرتسون،۱۹۹۲)
تحول سازمان عبارت است از فرایند برنامه ریزی شده در تغییر فرهنگ یک سازمان از طریق بهره گیری از نظریه، پژوهش و فنون علوم ‏رفتاری(بورک ۱۹۹۴).‏
همانطور که ملاحظه می فرمایید ،تعاریف فوق الذکر دارای موارد مشابهی هستند و همچنین هر کدام بینش ها و اگاهیهای منحصر به ‏فردی ارائه می دهند. همه صاحب نظران توافق دارند که تحول سازمان رشته ای است از علوم رفتاری و کاربردی که برای تغییر برنامه ‏ریزی شده مورد استفاده قرار می گیرد. همین طور آنها متفق القولند که هدف و محور تغییر ،کل سازمان یا سیستم است. هدف تحول ‏سازمان ،اثربخشی سازمان یا بهسازی فردی است.‏
فرهنگ سازمانی ؛ اصل اولیه در تحول سازمانی
تحول در هر سازمانی (کم یا زیاد ) متاثر از فرهنگ حاکم بر آن است. بنابراین ، فرهنگ هر سازمانی شامل ارزشها ، هنجارها ، باورها و ‏نمادهایی است که توسط اعضاء ان به صورت مشترک پذیرفته شده است. از این رو موفقیت هر عمل و رفتاری در سازمان بستگی به ‏همسویی آن با هنجارها و ارزشهای فرهنگی حاکم بر آن سازمان دارد(‏Gannon,Martin,1994‎‏). از این رو هر سازمانی در راستای ‏تحول سازمانی ، نیازمند تغییر در فرهنگ سازمانی می باشد. به عبارت دیگر ، نقطه تضمین برای موفقیت در هر تحولی مهیا بودن زمینه و ‏فرهنگ سازمانی است(ریچارد ال دفت ،۱۳۸۱).‏
پنج گامی که روی مدیریت تغییر تاثیر می گذارد
کتابهای زیادی در مورد چگونگی ایجاد تغییر سازمانی وجود دارد. تئوری های جدید مدیریت تغییر به نظر می رسد که در فواصل کوتاهی و ‏به طور مرتب ارائه می شوند.به طور یقین چارچوب ها و رویکردهای نظری ارزشمند هستند ، اما وقتی شخص به موقعیت های واقعی ‏می نگرد جایی که تغییر سازمانی صورت گرفته است ، قابل مشاهده می شود که عوامل اساسی کمی ، تغییر را امکان پذیر کرده اند. اساسا ‏تغییر نیاز به درک مشترک ، برنامه ریزی و سرانجام مقوله بسیار مهم درک رفتار سازمانی دارد.‏
گامهایی که در اینجا مطرح می شوند عصاره تجربه طولانی موقعیت های واقعی زندگی است و بدون شک با ظرافت کمتری نسبت به آنچه ‏اندیشمندان و دانشمندان ، مایل هستند بیان شده اند.‏
گام۱ : درک آنچه نیاز به تغییر دارد
درک تغییر به آسانی بیان آن نیست. زمان بیشتری لازم است تا مشکلات سازمان عمیق تر بررسی شود. اگر سود آوری ما دچار مشکل ‏است باید دید که منشا مشکل چیست؟ نکته مهم تشخیص مشکلات و واقعیت ها ،قبل از سرمایه گذاری در هر فرایند تغییر می باشد.‏
گام۲: شفاف کردن فرایندهای تغییر
اگر نیار به تغییر را احساس کردیم گام بعدی، تعریف فرایند های تغییر ، جزئیات و چگونگی دست یابی به آنهاست. زمانی که مدیریت اعلام ‏می کند” به اصلاح عملکرد فروش نیاز داریم” آیا کافی است؟اصطلاح عملکرد فروش دقیقا به چه معناست؟آیا ساختار حقوق نیاز به تغییر ‏دارد؟ آیا قلمرو فروش نیاز به بازبینی دارد؟ آیا شرح شغل فعلی ، برای کارکنان مناسب است؟ آیا نیاز به یک سیستم فروش جدید داریم؟
معمولا بیشتر از یک بعد برای تغییر دادن وجود دارد. برای مثال اگر استراتژی کسب و کار را تغییر دهیم ممکن است ، یک تغییر ساختاری ‏نیاز باشد. اگر یک سیستم ‏IT‏ ساختار گذارد که در این حالت معمولا به آموزش نیز نیاز می باشد. ابعاد کلیدی سازمان عبارتند از : استراتژی، ‏ساختار،کارکنان ، فرهنگ ، سنجش عملکرد ، تکنولوژی و فرایندها ، بنابراین باید تغییر را به صورت کلی ایجاد کرد ، در غیر این صورت ‏شبیه به چهار پایه ای می شود که فقط دو پایه دارد.‏
زمانی که سازمان از سوی تهدید های بیرون در خطر است لازم است که سرعت بیشتر شود.از طرف دیگر ، تغییر سریع گاهی اوقات منجر ‏به بی ثباتی سازمان می گردد. همچنین فرایند طولانی تغییر ، می تواند به فرسودگی تغییر منجر و سبب در گیر شدن سازمان با مسایل ‏داخلی خود شود.‏
گام۳ : تخصیص بهینه منابع
یکی از بزرگترین چالش های مدیریت تغییر نیاز به افراد توانمندی است که بتواند در فرایند تغییر ، درگیر شوند، زیرا نمی توان ریسک کرد و ‏افراد را از کار روزانه شان بازداشت. اما واقعیت آن است که به منظور موثربودن تغییر ،تعدادی از بهترین مدیران عالی سازمان می بایست ‏مستقیما در اداره فرایند تغییر درگیر شوند. بدیهی است که می توان از کمک مشاوران بیرون از سازمان نیز بهره مند شد ، اما آنها به تنهایی ‏نمی توانند همه کارها را انجام دهند.‏
مدیریت ارشد سازمان باید درباره نحوه انجام و اجرای تغییر بیندیشد شاید نیازی به فعالیت تمام وقت مدیران بر روی فرایند تغییر نباشد،حتی ‏اگر چنین باشد میتوان به تفویض وظایف مدیران به دیگران اندیشید. شاید این خود فرصتی برای توسعه بیشتر کارکنان جوان و گسترش ‏مدیریت جانشینی باشد.‏
گام۴: به کارکنان توجه کنید.‏
در فرایند تغییر اگر دیدگاه های کارکنان را به حساب نیاوریم ،دچار اختلال خواهیم شد. روانشناسی تغییر کاملا مشخص است. تغییر دارای ‏اصول کلی برای پیگیری می باشد. ابتدا لازم است که کارکنان علت تغییر را درک کنند، اگر آنها قانع نشدند شاید لازم باشد که دلیل تغییر ‏ابتدا برای خودتان روشن شود. به هر حال درک تغییر توسط کارکنان ، بهترین نقطه آغاز تغییر است. در فرایند تغییر جنبه های دیگری نیز ‏وجود دارد که بعد سیاسی و بعد احساسی تغییر را شاید بتوان از مهمترین آنها دانست. بعد سیاسی با میزان قدرتی که در شغل خود دارد در ‏ارتباط است و بعد احساسی به دلیل ابهامی است که شرایط جدید به وجود خواهد آورد.‏
گام۵ : از بالا رهبری کنید.‏
توصیه مشاوران ارشد مدیریت همواره این است که در فرایند تغییر نیاز به حمایت مدیریت ارشد سازمان می باشد. به عبارتی دیگر ،باید ‏مطمئن بود که تیم مدیریت ارشد به طور فعال درگیر فرایند تغییر است. شاید بتوان چنین جمع بندی کرد که در جهان کنونی ، تنها تغییر ‏پایدار است. واژه ژاپنی ‏Kaizen‏ یا بهبود مستمر روشی در تایید نیاز مستمر به تغییر است(‏Wasson,Robert and Miee,2004‎‏)‏
عاملان تغییر و مقاومت در برابر تغییر
فرایند تغییر زمانی موثر تر است که یک “عامل تغییر” در سازمان وجود داشته باشد. حضور پیشگامان تغییر ، فرایند و انجام فعالیت ها را ‏برای رسیدن به اهداف و کسب و کار تشویق می کنند. عامل تغییر فرد یا گروهی از کارکنان هستند که به عنوان شتاب دهنده تغییر در ‏درون سازمان کار می کنند. به عبارت دیگر ، عوامل تغییر، مسئول اداره کردن فرایند تغییر می باشند که ممکن است از درون سازمان مانند ‏مدیران و یا کارکنان باشند و یا ممکن است خارج از سازمان به شکل مشاوران باشند.‏
به طور کلی برای غلبه بر مقاومت در برابر تغییر ،۶ تاکتیک وجود دارد که شامل:‏
‏-‏ آموزش و توسعه نیروی کار علاقه مند و انتقال اطلاعات درباره تغییراتی که قرار است رخ دهد.
‏-‏ درگیر کردن ذینفعان در تغییر از طریق مشارکت
‏-‏ حمایت در قالب مشاوره
‏-‏ پیوند دادن تغییر با پاداش و جبران خدمت
‏-‏ اجرای تغییر از طریق همکاری
‏-‏ و بالاخره اقدامات قهری مانند از دست دادن ترفیع یا تهدید به انتقال(‏Nixon,2004‎‏)‏
مدلهای تغییر
مدل کرت لوین
کرت لوین یک مدل سه مرحله ای برای تغییر ارائه کرده است که چگونگی آغاز ، مدیریت و تثبیت فراگرد تغییر را توصیف می کند. قبل از ‏بررسی هر مرحله بهتر است که مفروضات این مدل را مطالعه کنیم.‏
‏1-‏ فراگرد تغییر صورت نمی گیرد مگر آنکه انگیزشی برای تغییر وجود داشته باشد.‏
‏2-‏ فراگرد تغییر شامل یادگیری چیزی جدید است
‏3-‏ افراد کانون تغییرات سازمانی هستند
‏4-‏ مقاومت در برابر تغییر وجود خواهد داشت.‏
‏5-‏ تغییر اثر بخش نیازمند تقویت است.‏
مراحل:‏
‏1-‏ خروج از انجماد: این مرحله بر ایجاد انگیزش و آمادگی برای تغییر تاکید می کند.‏
‏2-‏ تغییر: در این مرحله باید اطلاعات جدید ، الگوی رفتاری جدید ، برای کارکنان فراهم آورد.‏
‏3-‏ انجماد مجدد: تغییر در حین فراگرد تثبیت به کمک کارکنان با تلفیق رفتارها و نگرش های تغییر یافته با شیوه های عادی انجام ‏کار هایشان پایدار می شود.(‏Krither,Kinikj,2004‎‏)‏
مدل هفت مرحله ای تغییر
کالب و فرومن در مدل تغییر خود هفت مرحله را در نظر می گیرند. ویژگی مدل آنها در این است که این مراحل نباید لزوما در توالی یا به ‏طور جدا گانه رخ دهد بلکه چند مرحله می تواند به طور همزمان رخ دهد. آن ها مدل خود را توسط نمودار ۱ ارائه می کنند(جزنی،۱۳۸۰).‏
 
نمودار۱ :مدل هفت مرحله ای تغییر(جزنی ، ۱۳۸۰)‏
مدل سیستمی تغییر
رهیافت سیستمی تصویر کلانی را از تغییر سازمانی ارائه می دهد و بر این باور است که هر تغییری چه بزرگ و چه کوچک ، یک تاثیر ‏آبشاری بر سازمان دارد
اجزای اصلی سه گانه مدل سیستمی در نمودار ۲ نشان داده شده است.‏

 
نمودار۲ : اجزای اصلی مدل سیستمی(‏Krither,Kinikj,2004‎‏)‏
فناوری اطلاعات و کسب و کار‏
در اثر انقلاب اطلاعات، نوع کارها، مشاغل و مهارت‌ها تغییر کرده است. چیزی که مسلم است، نقش ‏IT‏ در این تغییرات از اهمیت بیشتری ‏برخوردار می‌باشد. براساس آمارها در سال‌های اخیر مشاغل مبتنی بر اطلاعات و خدمات مربوطه بالاترین درجه ایجاد شغل را به خود ‏اختصاص داده‌اند
شرکتهای پیشرو در زمینه کسب و کار الکترونیک میان فن آوری اطلاعات، مدیریت تغییر ومدیریت بازار پیوند استواری برقرار می سازند . ‏میتوان گفت شرکتها یی که در زمینه تجارت الکترونیک فعالیت میکنند به دو گروه اصلی تقسیم می شوند: چابکها و کندرو ها ‏
چابکها گروهی هستند که کسب و کار اصلی خود را زودتر از رقیبان به حوزه ‏IT‏ وارد نموده اند.‏
کندرو ها گروهی هستند که دیرتر توانسته اند از ‏IT‏ استفاده کنند و در نتیجه کمترین بهره برداری را از آن نموده اند
چابکها فناوری اطلاعات را با آغوش باز پذیرفته ، و آن را فرصتی برای ارزیابی و بهسازی کسب و کار کنونی به حساب می آورند. این ‏سازمان ها هرگز منتظر اعمال تغییر از سوی محیط نمی مانند و به تجربه های گوناگون دست می زنند تا به روند مناسب برسند.‏
کندرو ها به گونه ای دیگر با موضوع و دگرگونی روبه رو می شوند با انکار پدیده نو آغاز می کنند و به جای پرسش و جستجو در زمینه ‏توانمندیهای فناوری نوین آن را کم اهمیت جلوه می دهند.(کانتر ،۱۳۸۲)‏
بدیهی است که در زمینه کسب و کار سازمان هایی موفق خواهند بود که بتوانند از طریق بکار گیری فناوری اطلاعات تحولات بنیادین در ‏ساختار خود ایجاد نموده و با محیط متغیر انطباق ایجاد نمایند.‏
مدیریت تحول ، ‏IT‏ و کسب و کار‏
در محیط پویا و در حال تغییر امروزی ، شرکت ها برای بقا و حفظ موقعیت خود ناچار به تغییر هستند. تغییر مدل کسب و کار مبتنی بر ‏مدیریت تغییر بر افزایش قابلیتها برای تغییر و یادگیری تاکید می کند، و شامل استراتژی ، فرایند های کسب و کار، ساختار، فرهنگ، ‏تکنولوژی اطلاعات و سیستم های مدیریتی می باشد. به طور کلی می توان گفت در تغییر مدل کسب و کار باید تمامی ابعاد مرتبط با آن را ‏در نظر بگیریم و رویکردی سیستمی داشته باشیم. استفاده از تکنیکهای مدیریتی فوق هر کدام به نوعی می تواند به درک درست از مدل ‏کسب و کار و تغییر موثر ان کمک کند. مدیریت تغییر با ایجاد احساس نیاز و ضرورت برای تغییر در کارکنان آنها را درگیر فرایند تغییر می ‏نماید. چشم انداز و ارزش ها را تبیین نموده و برای رسیدن به آنها برنامه ریزی کرده و ارتباطات و تعاملات موجود را تصحیح می نماید. با ‏مقاومت ایجاد شده در برابر تغییر مقابله نموده و تعهد افراد به تغییر افزایش می دهد. برای تشکیل و بازنگری تیمها، تعریف نقش و ‏مسئولیت هر یک از افراد و ارزیابی میزان پیشرفت از مدیریت پروژه می توان استفاده کرد. برنامه ریزی و مدیریت استراتژیک با تعریف ‏اهداف استراتژیکی ، شناخت فرصت ها و تهدید ها ، تجزیه و تحلیل ملزومات تغییر و تنظیم تغییرات هماهنگ با استراتژی های سازمان، ‏بسط و افزایش دانایی در سازمان،تبیین اصول سازمانی و روش های اجرایی و در نهایت طراحی مجدد فرایندها جهت رسیدن به سطوح ‏مطلوب ، سنجش عملکرد و بهبود مستمر فرایند به فرایند تغییر مدل کسب و کار کمک می کند. از تکنیکهای مدیریت تکنولوژی هم می ‏توان برای هدایت و مدیریت زیرساختارها همچون آنالیز و طراحی ، هماهنگ نمودن سیستم های وابسته، اختصاصی سازی ، انتخاب نرم ‏افزار و نصب و سایر فعالیتهای تکنیکی در مورد سیستم های اطلاعاتی و تکنولوژیکی استفاده نمود.(شکل ۱)‏
 
شکل۱: بررسی تاثیر مدیریت تغییرات سازمانی بر تعریف یا تغییر مدل کسب و کار سازمان
برای اطمینان از تناسب بین اجزای مدل دو نوع کنترل کننده مهم وجود دارد: استراتژیکی و سازمانی. تنظیم استراتژیکی برای تطبیق چشم ‏انداز استراتژیک با عملکرد سایر سیستم ها و بسط دانش موجود در سازمان، بهبود فرایندها،پروژه سازمانی ،و مدیریت تغییر سازمانی می ‏باشد. در واقع بیانگر ضرورت تطبیق استراتژی ، ساختار،سیستم ها، سبک و فرهنگ در طول تغییر سازمانی است. تنظیم سازمانی جهت ‏اطمینان از یکپارچگی فرایند های کسب و کار ، ماجول های یکپارچه سازی، و ساختار سازمانی از طریق مدل کسب و کار در سطح عملیاتی ‏بیان می گردد.‏
در طول پیاده سازی تغییر مدل کسب و کار ، سازمان تحولی بزرگ را می گذارند که باید از نظر استراتژیکی برای آن برنامه ریزی شود و بر ‏اساس آن عمل گردد. بکارگیری مدیریت استراتژیک در برنامه های فرایند تغییر باعث استفاده بهینه از منابع کسب و کار و ‏IT‏ از طریق ‏طراحی رویه ها و جریان کارهای نوآورانه می گردد. فرایند مدیریت استراتژیک ، در طول تغییر مدل کسب و کار شروع می شود و آنها ‏انتظار مزایای آنها را دارند. این فرایند به افراد کمک می کند تا متوجه ضرورت تغییر بشوند و علاقه آنها جلب شود. همچنین در طول تغییر ‏برنامه مدل کسب و کار،تغییرات فرایند های کسب و کار را باید با تغییرات سازمانی در سیستم های مدیریتی و ساختار تکمیل نمود. نبود ‏مدیریت تغییر سازمانی مناسب اغلب باعث شکست پروژه تغییر شده است. مدیریت تغییر سازمانی به همه جنبه های ‏فردی،اجتماعی،فرهنگی توجه دارد، و نیازمند پشتیبانی و تعهد مدیریت ارشد و انجام فعالیت های گوناگونی همچون بازنگری سیستم ‏پاداش،ارتباطات، تفویض اختیار، آموزش، ایجاد فرهنگ برای تغییر و شبیه سازی آمادگی سازمان برای تغییر ‏است.‏‎(Osterwalder,Pigneur,2002)‎

نتیجه گیری:‏
فرایند تحول سازمانی فرایندی بسیار پیچیده است که نیاز به تغییرات بلند مدت دارد. به منظور اعمال این تغییرات در سازمان بایستی ‏فرهنگ سازمانی ،استراتژی ها، اهداف کوتاه مدت و بلند مدت سازمان،تکنولوژی و اطلاعات نقش بنیادین ایفا می کنند. این مساله زمانی از ‏اهمیت بیشتری برخوردار می شود که مدیریت تحول تغییرات بنیادین بر روی فرایندهای کسب و کار سازمان بگذارد. به منظور تحول در ‏فرایندهای کسب وکار بایستی زیر ساختارهای اصلی آن فراهم باشد. مهم ترین این زیرساختارها فرهنگ سازمانی مناسب و تکنولوژی ‏اطلاعات می باشد. تکنولوژی اطلاعات به مثابه خونی در رگ سازمان می باشد که منجر می شود تا اطلاعات از بالاترین سطح به پایین ‏ترین سطح و برعکس در کوتاه ترین زمان ممکن انتقال پیدا کند. این مساله منجر به تسریع شدن فرایند تحول سازمانی می گردد که نهایتا ‏سازمان قادر خواهد بود یک استراتژی کسب و کار مناسب را با توجه به محیط در حال تغییر تدوین نماید.‏