اداره کردن افراد

نیازهای افرادبسیار فراتر از نیازهای اولیه مانند شرایط مطلوب کار و حقوق مناسب هستند، اما در عین حال ارضای نیازهای سطوح بالاتر از قبیل افتخار بکار و مشارکت در جهت تحقق اهداف جمعی، بدون برآورده کردن نیازهای اولیه امکان پذیر نیست.
تأمین نیازها
افراد نیازهای مختلفی دارند. نیازهای سطح پایین شامل نیاز به حقوق، شغل، امنیت شغلی و شرایط کاری مناسب هستند. شما باید این قبیل نیازها را برآورده کنید، اما اینکار به تنهایی نمی‌تواند رضایت افراد را بدنبال داشته باشد. کوتاهی در برآورده کردن نیازهای اولیه در اغلب موارد موجب نارضایتی کارکنان می شود. از سوی دیگر، احساس رضایت زمانی درافراد ایجاد می شود که نیازهای سطوح بالاتر آنها، مانند احساس مسئولیت، پیشرفت و رشد فردی نیز برآورده شوند.
افتخار به کار خود
افراد باید احساس کنند که کمک های آنها با ارزش  و منحصر به فرد است. این احساس گاه به شکل فردی و گاه به شکل گروهی است. بعنوان مثال فردی که در یک خط تولید کار می‌کند ممکن است از عملکرد فردی خود، مثلاً بخاطر نصب در اتومبیل، احساس رضایت کند و در عین حال نسبت به اتومبیلی که در تولید آن نقش داشته است نیز احساس افتخار کند. بعنوان یک مدیر، سعی کنید از این احساس غرور و افتخار افراد بهره برداری کنید و بخاطر توانایی خود در هدایت کارکنان و کسب نتایج ارزنده از فعالیت های آنان به خود ببالید. هم مدیریت و هم کارکنان باید از این که به یک سازمان موفق و شناخته شده تعلق دارند احساس سربلندی کنند.
شناسایی علل رضایت در افراد
– نیازهای سطح پایین
شرایط:
ساعات کاری معقول،‌محیط کاری خوشایند، و تجهیزات کافی: «شرایط فیزیکی محیط کار مورد تأیید من است.»
نظارت:‌
تفویص اختیار و تشویق و تقویت از سوی مدیران مستقیم: «از نحوه برخورد افرادی که برکارم نظارت دارند راضی هستم».
ایمنی:‌
اعتماد به آینده سازمان و داشتن احساس تعلق:«احساس خوبی در مورد آینده سازمان دارم».
مدیریت:‌
درک روش های مدیریتی :‌«به نظر من سازمان در حال ایجاد تغییرات لازم برای حفظ قدرت رقابتی خود هست».
ارتباط :
آگاهی کامل از برنامه سازمان و مشارکت در برنامه ریزی: «من با استراژی های سازمان آشنا هستم و نسبت به آنها احساس وابستگی می‌کنم».
– نیازهای سطح بالا
علاقه مندی به شغل :
احساس رضایت ناشی از محتوای شغل و انجام آن«نوع کاری که انجام می دهم را دوست دارم».
موفقیت:
انگیزه دست یابی به اهداف کوتاه مدت و انجام وظایف با اثربخشی بالا: «بخاطر کار خود، احساس موفقیت می کنم».
تعهد:
لذت ناشی از احساس تعلق و وابستگی به سازمان :‌«از این که بگویم با این سازمان کار می کنم احساس غرور میکنم».
مسئولیت:
الزامات شغلی که ممکن است به فرد فشار بیاورند اما عادلانه و ارضا کننده هستند: «مقدار کاری که قرار است انجام دهم را با کمال میل انجام خواهم داد.»
هویت پذیری:‌
شناسایی جایگاه واقعی فرد در برنامه کلی سازمان: «میدانم که ارتباط کار من با استراتژی های سازمان چیست».
ایجاد اعتماد به نفس
گاهی اوقات افراد بر اثر عوامل مختلفی از قبیل تشویش و نگرانی دچار نوعی عدم اعتماد به نفس می شوند. قدردانی، ارجاع وظایف مهم، و دادن اطلاعات کامل به افراد، اعتماد به نفس از دست رفته را به آنان باز میگرداند.
کاهش عدم اعتماد به نفس در کارکنان
بعضی افراد بهتر از دیگران می توانند کمبود اعتماد به نفس خود را پنهان کنند، اما شما گول نخورید. همه دوست دارند عملکرد خوبشان مورد تأیید و تشویق قرار بگیرد وکسی به آنها بگوید که هم بخاطر خودشان و هم بخاطر کارهایی که انجام داده اند و می دهند مورد تأیید و احترام هستند. تعریف و تمجید از افراد شیوه ای مؤثر (و البته اقتصادی) برای افزایش میزان اعتماد به نفس آنها است. اگر مطمئن شدید که فردی لیاقت تعریف و تمجید را دارد، با توجه به شرایط موجود از شیوه های مناسب برای اینکار استفاده کنید.
تقویت اعتماد به نفس
در طول جلسات گروهی اجازه بدهید همه به نوبت صحبت کنند. اینکار اعتماد به نفس افراد(بویژه افراد کم حرف) را بالا می برد.
به افراد اعتماد به نفس کاذب ندهید. اگر اطلاعات خوبی ندارند، صراحتاً به آنها بگویید. اگر احساس کردید کاری خارج از توان کارکنان شما است، بلافاصله به کمک آنها بشتابید.
ایجاد زمینه مشارکت
مشارکت واقعی در انجام کارها موجب افزایش اعتماد به نفس می شود. این امر زمانی امکان‌پذیر است که کارمندان- بصورت انفرادی یا گروهی- اطلاعات خود را باهم در میان بگذارند و به این ترتیب عملاً بر فعالیت های سازمان اثر گذار باشند. مزیت اینکار در خاطر انگیزه بیشتری پیدا می کنند. تحقیقات نشان داده است بهره وری افرادی که وظایف از پیش تعیین شده و مقرر دارند، نسبت به آنهایی که در تعیین وظایف خود در جهت خود تحقق اهداف سازمانی نقش دارند، کمتر است.
از بین بردن نگرانی
افراد دچار نگرانی های مختلفی میشوند: نگرانی از شکست فردی؛‌ نگرانی از عدم موفقیت سازمان یا انتخاب مدیر جدید برای آن ؛ نگرانی از تجدید ساختار سازمان و از بین رفتن بعضی از مشاغل در آن، و یا نگرانی از برخی پیامدهای نامطلوب احتمالی در اثر تغییرات سازمانی، هیچ یک از این نگرانی ها را بطور کلی برطرف کرد اما از طریق برقراری ارتباط کامل، صریح و بی پرده با افراد و گروهها می توان تا حدی شدت آنها را کاهش داد. مدیریت مرموزانه که در آن ترس به عنوان ابزاری برای کنترل افراد استفاده می شود، می تواند موجب تشدید این نگرانی‌ها شود. نگرانی را از خود دور کنید، آنگاه متوجه خواهید شد که اعتماد، خوش بینی، و محبت بسیار اثربخش تر هستند.
تأکید کنید که افراد باهم همکاری داشته باشند و آزادانه و بی پرده باهم ارتباط برقرار کنند.
نکاتی که باید بخاطر بسپارید:
– دخالت خود را کمتر کنید و بگذارید سایرین هدایت کارها را بر عهده بگیرند. اینکار به شما و کارکنانتان اعتماد به نفس بیشتری می دهد.
–    بی اعتمادی شما نسبت به خودتان به سایر افراد گروه سرایت می کند. اجازه ندهید که کسی متوجه عدم اعتماد به نفس شما شود.
–    عدم قاطعیت همیشه موجب تضعیف روحیه می شود.
–     به سرعت و در کمال صداقت افراد را در جریان موفقیت های سازمان قرار دهید.
برقراری ارتباط شفاف
ارتباط فرایندی است که در همه حال، گاه بصورت سازمان دهی شده و گاه به شکل اتفاقی؛ در حال انجام شدن است. بنابراین سعی کنید با صادق بودن، بی پرده صحبت کردن، و در دسترس همگان بودن، کیفیت ارتباطات را بالا ببرید. فراموش نکنید که برقراری ارتباط کامل(بصورت رسمی یا غیر رسمی) هیچ وقت امکان پذیر نیست.
کارهایی که باید انجام دهید:‌
۱-    بدون توجه به مقام و موقیعت کارکنان با تک تک آنها قرار ملاقات بگذارید.
۲-    تا می توانید با افراد حرف بزنید و از آنها قدردانی کنید.
۳-    در جلسه هایی که خارج از سازمان تشکیل می شوند با همه اعضای گروه مقابل صحبت کنید، نه فقط بارئیس آنها.
۴-     اگر می خواهید با یکی از کارمندان خود صحبت کنید، بجای استفاده از تلفن، ترتیبی بدهید که حضوراً بااو ملاقات داشته باشید.
شایعه و غیبت
افراد در محل کار خود شبکه‌های اجتماعی به وجود می آورند و همانند تمامی گروههای انسانی با یکدیگر تعامل دارند. آنها برخوردهای غیر رسمی مانند چای یا قهوه خوردن با یکدیگر و گپ زدن را دوست دارند و گاهی اوقات غیبت هم می کنند. بعضی از مدیران نسبت به غیبت و شایعه بدگمان هستند و نگرانند که مبادا اطلاعات غیر دقیق، نسنجیده، و نگران کننده در سازمان پخش شود. اما آنها می توانند این محافل شایعه و غیبت را با «شایعات» درست و مورد نظر خود تغذیه کنند. شما می توانید از طریق دادن اطلاعات سریع و به موقع درمورد موضوعاتی که به کارکنان مربوط می شود، اثرات مخرب شایعه را خنثی کنید. اغلب اوقات تشکیل جلسه‌های غیر رسمی بهترین راه پی بردن به افکار و عقاید کارکنان است. بنابراین در این قبیل جلسه ها شرکت کنید.
در تکذیب شایعات نادرست سرعت عمل به خرج دهید.
اطمینان حاصل کنید که حضور همه افراد حاضر در جلسه حتماً ضروری است.