مجموعه استانداردهای ISO 9000 در سال ۱۹۸۷ بوجود آمدند . در سال های قبل از بوجود آمدن ISO 9000 مفاهیم کیفیت کاملاً گیج کننده شده بودند . معنی واژه ی سیستم کیفیت به کرات تغییر می کرد و گاهی از کشوری به کشور دیگر و حتی در داخل یک کشور مشکل آفرین بود . در این دوران ، دولت ها و صنایع ، هر روز بیش از پیش اهمیت توجه به پیشرفت و بهبود کیفیت را بعنوان عامل موفقیت در رقابت دریافتند . در نتیجه ، استانداردهای کیفیت بسیاری ، توسط مؤسسه ها ، شرکت های خصوصی و صنایع بوجود آمدند . اگر چه شباهت هایی در این استانداردها وجود داشت ، اما متابعت از آنها بسیار دشوار می نمود و بوضوح نیاز به تدوین استاندارد در سطح جهانی احساس می شود . بدین منظور ،ISO   یک کمیته فنی برای کیفیت بوجود آورد . نتیجه تلاش این کمیته ، مجموعه استانداردهای سیستم مدیریت کیفیت ISO 9000  بود .
مجموعه استانداردهای ISO 9000 – که در اصول یکسان هستند –  عناصر مورد نیاز ، برای داشتن یک سیستم مدیریت کیفیت مؤثر را تعریف می کنند . این استانداردهای کاربردی سیستم های کیفیت ، می تواند برای هر مؤسسه – خواه تولیدی باشد یا خدماتی – اجرا شوند .
 
گواهینامه سیستم کیفیت چیست ؟
گواهینامه سیستم کیفیت ، یک تأییدیه مستقل ، کاملاً مطمئن و بی طرفانه است که برآورده شدن تمام نیازمندیهای مشخص شده ، در مجموعه استاندارهای ISO 9000 را تضمین می کند . این گواهینامه از سوی مؤسسه ای با عنوان ” گواهی دهنده ” صادر می گردد .

ده گام به سوی گواهینامه ISO 9000 :
ده گام اساسی برای دریافت گواهینامه را نشان می دهد . این گامها بدون توجه به مجموعه استاندارد ISO 9000 یا انتخاب گواهی دهنده دنبال می شوند .
۱-    تنظیم هدف از دریافت گواهی
۲-    گزینش استاندارد مناسب
۳-    ایجاد و اجرای سیستم کیفیت
۴-    انتخاب یک مؤسسه گواهی دهنده ی طرف سوم و ارائه درخواست
۵-    انجام دادن یک خود ممیزی داخلی
۶-    تحویل نظامنامه ی کیفیت برای تصویب
۷-    پیش ارزیابی گواهی دهنده
۸-    انجام اقدامات اصلاحی
۹-    ارزیابی نهایی گواهی دهنده
۱۰-    دریافت گواهی
 شش عنصر بنیادین برای موفقیت در اخذ گواهی ، لازم است :
۱-    تعهد مدیریت ارشد به تلاش برای دریافت گواهینامه
۲-    آموزش مناسب ISO 9000
۳-    فرآیند کارا برای فرایند بازنگری مدیریت
۴-    مستند سازی جامع سیستم کیفیت
۵-    سیستم ممیزی داخلی کارا
۶-    فرآیند اقدامات اصلاحی موثر
ایجاد تعهد در مدیریت ارشد ، به منظور تلاش در جهت دریافت گواهینامه :
تلاش برای موفقیت در اخذ گواهی ، نیازمند تعهد مدیریت است . مدیریت باید سودمندی های دریافت گواهی را درک کرده ، به آنها اعتقاد داشته باشد و آشکارا از تلاش برای دریافت گواهی حمایت کند و فعالانه در فرایندهای اجرائی دخالت داشته باشد . اولین گام در دستیابی به تعهد و ایجاد عزم استوار در سراسر سازمان توسط مدیریت ، پاسخ به این پرسش است :
چرا باید بدنیال گواهینامه ISO 9000 باشیم ؟ پاسخ های احتمالی ممکن است به صورت های زیر باشند .
•    برآوردن نیازمندی های مشتری . مشتریان ممکن است پیش ازبستن قرارداد جدید ، یا حتی قرارداد تجاری فعلی ، از شما بخواهد گواهی ISO 9000 دریافت کنید . هر روز شرکت های بیشتر وبیشتری درباره ی استاندارد های ISO 9000 با عرضه کنندگان خود بحث می کنند ، تعداد کمی آن را بعنوان بخشی از نیازمندیهای عرضه کنندگان ، مطرح می کنند . اما گرایش به این سمت است .
•    در جستجوی برتری در رقابت . اگر شرکت شما در میان رقبا از اولین شرکت هایی باشد که گواهینامه یکی از استانداردهای ISO 9000  را دریافت می کند ، یک برتری چشمگیر در رقابت بدست آورده است . دریافت گواهینامه بیانگر اعتبار سیستم کیفیت شرکت ، و بوجود آورنده ی این اطمینان در مشتری است که رقبای بدون گواهینامه نمی توانند کیفیت را تضمین نمایند .
•    اجرای قوانین شرکت . سازمان شما ممکن است پیگیر گواهینامه باشد ، به این دلیل که شرکت هدفی را برای دریافت گواهینامه ISO 9000  قرار داده است .
•    ایجاد ساختاری برای تلاشهای کیفیت . بسیاری از شرکت ها در می یابند که تلاشهایشان برای پیشرفت کیفیت پراکنده است . آنها ممکن است به بیماری تنوع  سلیقه دچار شده باشند ، یعنی بسیاری از روش های بهبود کیفیت ( مانند چرخه های کیفیت ، کنترل آماری فرآیند ، مشارکت کارکنان ) ، بدون چارچوب کلی یا راهبردی پذیرفته می شوند .
مدل های ISO 9000 ساختار مورد نیاز برای پیوستن این روش های جداگانه به یک سیستم منسجم کیفیت را ارایه می کند .
•    پیشرفت نظم و انظباط . فقدان نظم و انظباط ، اغلب نه تنها در سیستم کیفیت بلکه در سراسر شرکت آشکاراست . در چنین مواردی اختلاف بین سازمانی که سند سازی می کند و سازمانی که عمل می کند ، وجود دارد . گواهینامه ISO 9000  وسیله ای کارا و مؤثر برای از بین بردن فاصله ی بین روش های اجرایی و عمل است .

درک آنچه لازم است :
برای بدست آوردن و حفظ تعهد مدیریت مورد نیاز ، مدیریت باید آنچه در مورد زمان ، کارکنان و هزینه ها لازم است کاملاً بشناسد و از غافلگیر شدن بپرهیزد . یکی از شایع ترین رکوردها در جریان دریافت گواهینامه زمانی رخ می دهد که یک شرکت بدون آگاهی کامل از تعهد مورد نیاز ، تصمیم به پیگیری دریافت گواهینامه می گیرد . پس از این که اقدام برای دریافت گواهی انجام گرفته و علنی شده باشد ، آشکار می شود که نیازمند یها از آنچه که انتظار می رفت ، بسیار فراتر است . آنگاه شرکت سعی می کند که به یک رضایت نسبی برسد که معمولاً منجربه توقف در فرآیند دریافت گواهینامه و در سیستم کیفیت می گردد .
دریافت گواهی چه مدتی طول خواهد کشید ؟
مدیریت باید نسبت به تعهد زمانی لازم آگاه باشد . حتی برای سازمان هایی که سیستم های کیفیت موجود آنها کارا و کامل هستند ، روند دریافت گواهی ISO 9000  معمولاً  به سرعت انجام نمی شود . مدیریت همچنین باید بداند که این کار ، فعالیتی یکباره نیست .
زمان بندی بستگی زیادی به عواملی چون کامل بودن سیستم کیفیت موجود ، میزان انگیزه ، روش انتخابی ، وضع مستند سازی موجود و منابع بکار گرفته شده دارد . تجربه بدست آمده از سازمانهای گوناگون با اندازه های مختلف ، که فرآورده ها و خدمات گوناگونی دارند ، نشان می دهد که معولاً زمانی بین ۱۲ تا ۱۸ ماه برای فعالیت دریافت گواهینامه ، لازم است .
دریافت گواهینامه چقدر هزینه دارد ؟
مدیریت باید آنچه را که بصورت هزینه های مستقیم و هزینه فعالیتهای داخلی منظور می گردد ، درک کند . دوباره هزینه کردن بستگی زیادی به روش دارد ، اگر چه ممکن است برای کوتاه کردن زمان اجرای برنامه و کاهش فشار روی منابع داخلی ، مشاورانی بکار گیرد یا افراد بیشتری برای اقدام به دریافت گواهی اختصاص دهید ، اما چنین روشهایی بطور چشمگیری برهزینه ی اقدام می افزایند . از سوی دیگر ، مشارکت نیروی کار با مسئوولیت های شغلی فعلی ، زمان اجرا را افزایش داده اما هزینه ها را بطور چشمگیری کاهش می دهد . نظرات موافقان و مخالفان هر روش باید ارزیابی گردد . راه حل مطلوب احتمالاً تلفیق دو روش خواهد بود .
تنها هزینه واقعی که بخاطر فعالیت های دریافت گواهینامه ISO 9000 تحمیل می شود ، دستمزد های ثبت گواهی و چند مقوله خرید جزئی می باشد ، البته اندازه های سازمان معین تا حدودی  برهزینه ها تأثیر می گذارد .
آیا تعریف دامنه بر کل فعالت ما تأثیر می گذارد ؟
تعریف دامنه ، عنصری مهم در تصمیم گیری اساسی برای پیگیری دریافت گواهی است . مدیریت باید بداند که چه مقدار از فعالیت کنونی ، در سیستم کیفیت و بنابراین در فعالیت های دریافت گواهینامه قرار می گیرد . به هنگام تعریف دامنه دریافت گواهی باید چند پرسش مهم در نظر گرفته شود :
•    سیستم کیفیت شامل چه فعالیت هایی می باشد ؟ تمام بخش های شرکت که مستقیماً در چرخه  فعالیت های کیفیت دخالت دارند ( مانند : تعریف نیازهای مشتری ، بازنگری قرارداد ، فرآیند سفارش مشتری ، طراحی / توسعه محصول ، خرید ، تولید تضمین کیفیت ، توزیع / تحویل ، خدمات پس از فروش ) باید توسط سیستم کیفیت مورد توجه قرار گیرد . اما برخی از شرکت ها درگیری تمام جنبه های شرکت خود را در دامنه ی سیستم کیفیت و در نتیجه ی دریافت گواهینامه برمی گزینند و بخش هایی چون حقوقی ، مالی ، حسابداری ، ایمنی یا مدیریت محیط زیست ممکن  را نیز در آن بگنجانند .
•    کدام خطوط تولید باید در دامنه ی گواهینامه قرار گیرند ؟ اگر چه تمامی محصولات معمولاً در حیطه ی سیستم کیفیت ایجاد شده قرار می گیرند ، اما ممکن است بخواهید برخی از محصولات را از دامنه ی گواهی خارج کنید . مثلاً برای پرهیز از سرمایه گذاری در فرآیند بالابردن و درجه مستند سازی جدید ، ممکن است خط تولیدی کامل شده با فروش رو به کاهش و یا فرآیند تولیدی که بتدریج متوقف می گردد را از دامنه ی  گواهی خارج کنید . بطور مشابه ممکن است فعالیت جدید و رو به توسعه ای را که هنوز برای تولید آماده نیست ، از دامنه خارج سازید .
•    کدام کارخانجات یا مکانها ( اگر مجتمع چند کارخانه ای باشد ) باید در دامنه گواهی قرار گیرند ؟ اگر شرکت تصمیم به پیگیری دریافت گواهی می گیرد ،آیا در نظر دارد تمامی مجتمع در یک گواهینامه قرار گیرند یا هر واحد جداگانه به هنگام آماده شدن ، گواهی بگیرد ؟ دریافت یک گواهی برای تمام شرکت از نظر هزینه ، آگاهی مشتری  و نگهداری ، اغلب سودمند تر است .
روش بسیاری ار شرکت ها در روند دریافت گواهی بر اساس واحد به واحد است . دریافت گواهی جداگانه هرواحد ، در بیشتر موارد ، فرآیند دریافت گواهی را آسانتر می سازد و از عدم دریافت بخش عمده ای از وحد ها ، به این دلیل که یک یا دو واحد ، زمان طولانی تری برای اجرا لازم دارند ، جلوگیری می کنند .
•    کدام استاندارد بکار گرفته شود ؟  یکی از استانداردها باید انتخاب گردد : ISO 9001 , 9002 , 9003   در عمل از ISO 9001  یا ISO 9002   استفاده می کنند .
آیا تمامی این کارها ارزش دارند ؟ درک و شناخت مزیتها :
اگر چه درک و آگاهی مدیریت ازمنابع مورد نیاز و هزینه های مربوطه مهم است ، اما مهمتر این است که مدیریت از مزیت های نهفته ای که از وجود سیستم کیفیت کارا و گواهینامه ISO 9000 از سوی مرجعی بی طرف  ، حاصل می شود ، آگاهی یابد این مزیت ها متناسب با کوششی است که صرف سیستم کیفیت و دریافت گواهی می گردد .
 اگر کمترین کوشش ، فقط برای برآوردن نیازمندیها اعمال شود ، ثمره ی کار نیز کمترین خواهد بود . اما مزیت های بزرگتر، از روشی حاصل خواهند شد که گواهینامه را بعنوان بخشی از راهبرد تجاری بزرگتر، برای حرکت به سوی مدیریت کیفیت جامع تلقی می نماید .
شرکت های صاحب گواهینامه از مزایای محسوسی نیز بر خوردارند ، مانند :
•    بهبود مستمر کیفیت کالا ، با کاهش اساسی در حمل و نقل فرآورده های نامنطبق
•    بهبود عملیات تحویل ، با افزایش درصد تحویل به موقع محصول
•    کاهش هزینه ها
شرکت های صاحب گواهینامه از مزایای نامحسوس نیز برخوردارند ، مانند :
•    تمام کارکنان از مسوولیت ها و نقش خود ، در تضمین رضایت مشتری از محصول ، آگاه می شوند . تعهد به کیفیت در کل سازمان افزایش می یابد .
•      کوشش های آماه سازی اساساً تمامی کارکنان را در بر می گیرد . گواهینامه ISO 9000  معمولاً به عنوان هدفی ادامه دار تلقی می شود و شرکت های موفق از کسب این گواهینامه احساس غرور می کنند . کوشش های موفق برای دریافت گواهی ، به شرکت ها در ایجاد روح صمیمیت ، همکاری و حس قوی یگانگی و اتحاد ، در دراز مدت پس از رسیدن به هدف ، کمک می کند .